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サークルブック編集部

新歓イベントを開くなら。受付と案内に役立つグッズ7選

新歓イベントを開くなら。受付と案内に役立つグッズ7選のイメージ

新歓では初めて来た人が、受付と会場を迷わず見つけられると案内が進めやすくなります。名札や卓上案内など、学生団体の受付で使うグッズ7点を紹介します。

新歓では初めて来た人が、受付と会場を迷わず見つけられると案内が進めやすくなります。名札や卓上案内など、学生団体の受付で使うグッズ7点を紹介します。

買う前に、ここを確認

会場の利用規則、参加予定人数、受付方法を先に決めます。個人情報を扱う名簿は必要な項目に絞り、保管担当と廃棄方法を決めてください。既存の交流会向け記事より、新歓の説明と係の交代に使う備品へ寄せて紹介します。

1.呼び名が分かる名札

初めて会う人が多い日は、呼んでほしい名前が見える名札が役立ちます。参加者のフルネームを必ず書かせず、会の目的に合う表記を選びましょう。
選ぶポイント:入数、カード寸法、留め方を確認。身体を動かす企画では首掛け式の使用条件も考慮します。


コクヨ 名札 ケース

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コクヨ 名札 ケース

入数、カード寸法、留め方を確認。身体を動かす企画では首掛け式の使用条件も考慮します。 Amazonの検索結果へのリンクです。商品ごとの仕様・内容物・販売元をご確認ください。 画像は検索候補の一例です。

2.受付と会場を示す案内スタンド

受付の場所、会の名前、案内開始時刻が一枚で見えると、係が一人ずつ説明する内容を減らせます。立てる位置は人の流れを見て決めましょう。
選ぶポイント:用紙サイズ、縦横、安定と設置許可を確認。通路をふさがず、緊急時の案内を隠さないようにします。


卓上 サイン スタンド A4

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卓上 サイン スタンド A4

用紙サイズ、縦横、安定と設置許可を確認。通路をふさがず、緊急時の案内を隠さないようにします。 Amazonの検索結果へのリンクです。商品ごとの仕様・内容物・販売元をご確認ください。 画像は検索候補の一例です。

3.待ち順を整理する番号札

説明や面談を少人数ずつ行うとき、順番を呼びやすくする補助になります。単に全員が入室する会なら不要なので、受付の流れに合わせて判断しましょう。
選ぶポイント:番号範囲、重複、枚数、回収方法を確認。参加者名と公開で結び付けない運用も考えます。


番号札 整理券

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番号札 整理券

番号範囲、重複、枚数、回収方法を確認。参加者名と公開で結び付けない運用も考えます。 Amazonの検索結果へのリンクです。商品ごとの仕様・内容物・販売元をご確認ください。 画像は検索候補の一例です。

4.係の手元に置く進行表

受付担当が交代しても、案内内容を同じ紙で確認できるようにします。机が狭い会場でも、係ごとの一枚をまとめるために使えます。
選ぶポイント:用紙サイズ、収納機能、開き方を確認。個人情報が見える名簿を放置せず、参加者から見えない位置で扱います。


コクヨ クリップボード A4

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コクヨ クリップボード A4

用紙サイズ、収納機能、開き方を確認。個人情報が見える名簿を放置せず、参加者から見えない位置で扱います。 Amazonの検索結果へのリンクです。商品ごとの仕様・内容物・販売元をご確認ください。 画像は検索候補の一例です。

5.記入台に置く筆記具

名札やアンケートの記入があるなら、同時に使う人数分を用意します。会場で不足してから集めるより、受付で配る数を決めておくと準備がまとまります。
選ぶポイント:色、書きやすさ、必要本数を確認。記入例も一緒に置くと説明を短くできます。


ゼブラ サラサ ボールペン

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ゼブラ サラサ ボールペン

色、書きやすさ、必要本数を確認。記入例も一緒に置くと説明を短くできます。 Amazonの検索結果へのリンクです。商品ごとの仕様・内容物・販売元をご確認ください。 画像は検索候補の一例です。

6.配布物を係別に分けるファイル

入会案内、会場図、進行表を分けておくと、係が交代しても探しやすくなります。前日に仕分けて、残数を確認できる形にまとめましょう。
選ぶポイント:書類サイズ、仕切り数、持ち運び方を確認。名簿と配布資料を同じ場所へ混ぜないようにします。


セキセイ ドキュメント ファイル

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セキセイ ドキュメント ファイル

書類サイズ、仕切り数、持ち運び方を確認。名簿と配布資料を同じ場所へ混ぜないようにします。 Amazonの検索結果へのリンクです。商品ごとの仕様・内容物・販売元をご確認ください。 画像は検索候補の一例です。

7.受付セットをまとめる箱

名札、筆記具、案内用品を一つにまとめると、忘れ物確認と次回への引き継ぎがしやすくなります。使う順番を考えて詰めると、会場で箱を全部開けずに済みます。
選ぶポイント:内寸、持ち手、耐荷重と保管場所を確認。個人情報の保管箱として使うなら施錠など運用を別に検討します。


折りたたみ 収納 ボックス

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折りたたみ 収納 ボックス

内寸、持ち手、耐荷重と保管場所を確認。個人情報の保管箱として使うなら施錠など運用を別に検討します。 Amazonの検索結果へのリンクです。商品ごとの仕様・内容物・販売元をご確認ください。 画像は検索候補の一例です。

最初の一回に必要な分からそろえよう

用品を買う前に「到着→受付→説明→交流→退室」の流れを一枚にしましょう。その流れで必要な道具だけをそろえ、当日は初参加者の目線で受付の位置を確認すると案内を改善できます。


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